Shopware mit DATEV verbinden

Shopware 6 übergibt Rechnungen und Gutschriften meist über ein Plugin aus dem Shopware Store an DATEV. Das Plugin erzeugt einen Buchungsstapel im DATEV-Format oder lädt ihn über den DATEV Buchungsdatenservice hoch. Das reicht in vielen Shops. Eine eigene Schnittstelle lohnt sich, wenn PayPal- und Klarna-Zahlungen zugeordnet, Verkaufskanäle getrennt oder Sonderfälle sauber gebucht werden müssen.

Welche Daten von Shopware nach DATEV fließen

1. Rechnung wird Buchungssatz Debitor an Erlöskonto, mit Steuerschlüssel täglich
2. Gutschrift und Storno werden Gegenbuchung mit Bezug zur Rechnungsnummer täglich
3. Zahlungseingang von PayPal, Klarna oder Kreditkarte wird Buchung Geldtransit an Debitor je Abrechnung
4. Gebühren der Zahlungsanbieter werden eigene Aufwandsbuchung je Abrechnung
5. Verkaufskanal wird Kostenstelle oder eigener Erlösbereich mit jeder Buchung
6. Rechnungs-PDF wird Belegbild zum Buchungssatz täglich

Was es für Shopware und DATEV schon gibt

Im Shopware Store gibt es mehrere DATEV-Exporte. Das Plugin „Export für DATEV“ der IWV Digitalagentur exportiert laut Store-Eintrag Rechnungen, Gutschriften und Zahlungen im DATEV-Format, unterstützt OSS und Festschreibung und bietet Zusatzmodule für zeitgesteuerte Exporte und den Buchungsdatenservice. Stand des Eintrags: Version 1.7.21 für Shopware 6.7, aktualisiert am 13.10.2026. Für Shopware 5 gibt es außerdem „Export für DATEV powered by Pickware“, laut Store-Eintrag von DATEV geprüft. Eine Version für Shopware 6 ist laut Store nicht geplant.

Im Shopware-Forum wurde 2023 auf genau diese Frage das IWV-Plugin empfohlen. Wer nur Rechnungen und Gutschriften an den Steuerberater geben will, ist damit oft gut bedient. Probieren Sie den Testzeitraum mit einem echten Monat aus, bevor Sie etwas bauen lassen.

Wo der Standard aufhört

• Zahlungsabgleich mit den Anbietern

  Im Forum fragte ein Händler mit mehreren tausend Bestellungen im Monat nach einem Abgleich zwischen Shopware, PayPal und Klarna. Die Plugin-Beschreibungen nennen den Export von Zahlungen, aber keinen Abgleich mit den Auszahlungsberichten der Zahlungsanbieter.

• Nur Bestellungen mit Rechnungsdokument

  Setzt ein Export auf Rechnungsdokumenten auf, fehlen im Stapel alle Bestellungen, für die Shopware noch kein Dokument erzeugt hat. Prüfen Sie das, wenn Rechnungen bei Ihnen per Hand oder über einen Flow erst später entstehen.

• Belegnummer im DATEV-Format

  Das Feld Belegfeld 1 nimmt höchstens 36 Zeichen auf. Leerzeichen, Punkte und Umlaute sind nicht erlaubt. Nummernkreise mit solchen Zeichen müssen vor dem Export umgesetzt werden.

• Gutscheine

  Einzweck- und Mehrzweckgutscheine werden umsatzsteuerlich unterschiedlich behandelt. In Shopware ist das oft nur ein Rabatt in der Bestellung. Für die Buchung muss die Schnittstelle die Gutscheinart kennen.

• Plugin-Kompatibilität bei Updates

  Store-Plugins geben je Version einen Bereich kompatibler Shopware-Versionen an. Nach einem Shopware-Update läuft der Export erst wieder, wenn das Plugin nachzieht.

So bauen wir die Schnittstelle

Shopware-Seite: Wir lesen über die Shopware Admin-API mit einer eigenen Integration und eigenen Zugangsdaten. Bestellungen, Dokumente und Transaktionen holen wir gezielt über Filter ab. Für zeitnahe Reaktionen nutzen wir Webhooks nach dem App-System von Shopware. Jede Nachricht ist dort per HMAC signiert, und wir prüfen die Signatur. Ein nächtlicher Abgleich holt alles nach, was ein Webhook verpasst hat.

DATEV-Seite: Ziel ist ein Buchungsstapel im DATEV-Format (EXTF) mit Berater- und Mandantennummer, Wirtschaftsjahr und Ihrem Kontenrahmen. Ob die Datei an den Steuerberater geht oder über den Buchungsdatenservice in das DATEV-Rechenzentrum, klären wir vorab. Für den Online-Weg braucht die Anwendung eine Freigabe durch DATEV, und der Mandant muss den Dienst bestellt haben. Mehr dazu im Ratgeber DATEV API Zugang.

Betrieb: Jede Rechnung bekommt im Protokoll einen Status: übertragen, wartet, Fehler. Doppelte Übergaben verhindert die Belegnummer als Schlüssel. Fehler wie ein fehlendes Konto landen gesammelt in einer Nachricht an Sie, nicht im Postfach des Steuerberaters. Die Überwachung beschreibt Betrieb und Monitoring.

Ablauf und Preisrahmen

Wir starten mit einem kostenlosen Schnittstellen-Check von 30 Minuten, in dem wir Kontenrahmen, Zahlungsarten und Verkaufskanäle durchgehen. Danach erhalten Sie in 3 Werktagen ein Festpreis-Angebot. Eine einfache Verbindung zwischen zwei Systemen beginnt bei 1.900 € netto, die Umsetzung dauert meist 2 bis 4 Wochen. Details unter Ablauf und Preise.

Stand: 21.10.2026