Shopware mit Lexware Office verbinden

Shopware 6 erzeugt Rechnungen selbst. Plugins wie Shopware Fibu von Shopsy oder der Dienst shopqueue übertragen diese Belege samt PDF nach Lexware Office, das früher lexoffice hieß. Für einen einzelnen Shop reicht das meist. Eine eigene Schnittstelle lohnt sich, wenn alte Rechnungen nachgeholt, Verkaufskanäle getrennt oder Zahlungen und Lagerprozesse einbezogen werden sollen.

Welche Daten von Shopware nach Lexware Office fließen

1. Rechnungsdokument wird Einnahmebeleg mit Shopware-Nummer und PDF bei Erstellung
2. Gutschrift und Storno werden Erlösminderung mit Original-PDF bei Erstellung
3. Positionen werden Belegzeilen mit Steuersatz und Buchungskategorie mit jedem Beleg
4. Firmenkunde wird Kontakt mit USt-ID, Privatkunde auf Wunsch Sammelkontakt beim ersten Beleg
5. Zahlungsart wird am Beleg vermerkt, für den späteren Bankabgleich mit jedem Beleg
6. Offener Betrag aus Lexware wird in Shopware als Zahlungsstatus sichtbar bei Änderung

Was es für Shopware und Lexware Office schon gibt

Auf der Partnerseite von Lexware stehen zwei Lösungen für Shopware. Shopware Fibu von Shopsy überträgt laut Partnerseite Rechnungen und Gutschriften mit dem in Shopware erzeugten PDF, automatisch nach der Erstellung oder manuell aus der Dokumentenliste. Kunden werden aus der Bestellung angelegt, PayPal-Transaktionen bekommen laut Store-Eintrag einen Hinweis für den Bankabgleich. Voraussetzung ist Shopware ab Version 6.4.0. shopqueue ist ein Webdienst, der laut Anbieter alle 15 Minuten Kunden, Rechnungen, Gutschriften und Stornos mit PDF und Zahlungsart überträgt.

Im Shopware Store finden sich weitere Plugins für Lexware Office. Haben Sie einen Verkaufskanal und erzeugen Shopware-Rechnungen, prüfen Sie zuerst diese Lösungen.

Wo der Standard aufhört

• Alte Rechnungen nachholen

  Im Shopware-Forum fragte ein Händler, wie nach einer Neuinstallation des Plugins die Rechnungen der letzten Monate nach Lexware Office kommen. Der Support konnte laut Beitrag nicht helfen. Nachträge brauchen einen Zeitraum und einen Schutz gegen doppelte Belege.

• Verkaufskanäle in getrennte Konten

  In einer Bewertung von 2022 wünschte sich ein Nutzer, einzelne Subshops eigenen Lexware-Konten zuzuordnen und erst ab einem Datum zu exportieren. Das Plugin kann inzwischen wählen, welche Shops übertragen werden. Getrennte Konten je Kanal nennt der Eintrag nicht.

• Lager- und ERP-Erweiterungen

  Ein Nutzer berichtete 2021, dass die automatische Übertragung mit Pickware WMS zunächst nicht lief. Der Anbieter hat das nachgerüstet. Erweiterungen, die Rechnungen anders erzeugen, brauchen also eigene Anpassungen.

• Rechnung oder Beleg

  Erzeugt Shopware die Rechnung, kommt sie als Beleg nach Lexware. Erzeugt Lexware sie, gilt dessen Nummernkreis. Mischen sich beide Wege, entstehen zwei Nummernkreise für dieselben Umsätze.

So bauen wir die Schnittstelle

Shopware-Seite: Über die Admin-API lesen wir Bestellungen, Dokumente und Transaktionen. Die Anmeldung läuft über eine eigene Integration mit Client-Zugangsdaten und nur lesenden Rechten, wo Schreiben nicht nötig ist. Ein Webhook meldet neue Dokumente. Für Nachträge gibt es einen Lauf je Zeitraum und Verkaufskanal.

Lexware-Seite: Wir legen Einnahmebelege über den Vouchers-Endpunkt der Public API an und hängen das Shopware-PDF an. Jede Belegzeile braucht eine Buchungskategorie. Die passenden Kategorien lesen wir aus Ihrem Lexware-Konto, statt sie fest einzutragen. Privatkunden laufen auf Wunsch über den Sammelkontakt, Firmenkunden bekommen einen eigenen Kontakt. Vor dem Anlegen fragt die Schnittstelle die Belegliste nach der Nummer ab. So entsteht kein Beleg doppelt, auch nicht bei einem Nachtrag.

Betrieb: Die Lexware-API erlaubt laut Doku zwei Anfragen pro Sekunde. Nachträge laufen deshalb gedrosselt und mit Fortschrittsanzeige. Fehler wie eine fehlende Kategorie oder ein abgelehnter Steuersatz stehen im Protokoll mit Bestellnummer und Grund. Nach der Korrektur in Shopware genügt ein Klick, um den Beleg erneut zu senden. Neue Shopware-Versionen testen wir vorab in einer Staging-Umgebung.

Ablauf und Preisrahmen

Wir beginnen mit einem kostenlosen Check von 30 Minuten zu Verkaufskanälen, Rechnungsweg und Nachträgen. Das Festpreis-Angebot liegt nach 3 Werktagen vor. Einfache Verbindungen zwischen zwei Systemen kosten ab 1.900 € netto, die Umsetzung dauert meist 2 bis 4 Wochen. Mehr dazu unter Ablauf und Preise.

Stand: 20.10.2026