Shopify mit Lexware Office verbinden

Lexware Office hieß früher lexoffice. Für die Verbindung mit Shopify gibt es die App „Lexware Office+“, die aus Bestellungen Rechnungen, Gutschriften und Lieferscheine in Lexware Office erzeugt. Für viele Shops ist das die richtige Wahl. Eine eigene Schnittstelle lohnt sich bei B2B-Kunden mit E-Rechnung, eigenen Buchungsregeln oder wenn Auszahlungen sauber den Rechnungen zugeordnet werden sollen.

Welche Daten von Shopify nach Lexware Office fließen

1. Bestellung wird Rechnung in Lexware Office, mit Rechnungsnummer aus Lexware bei Zahlung oder Versand
2. Erstattung wird Gutschrift mit Bezug zur Rechnung sofort
3. Kunde wird Kontakt, bei Privatkunden auf Wunsch Sammelkontakt mit der ersten Rechnung
4. Lieferland und Kundentyp werden Steuerart, auch für EU-Fernverkäufe mit jeder Rechnung
5. Auszahlung von Shopify Payments wird Aufstellung je Rechnung und Gebühr je Auszahlung
6. Zahlungsstatus aus Lexware wird an der Shopify-Bestellung vermerkt bei jeder Änderung

Was es für Shopify und Lexware Office schon gibt

Die App „Lexware Office+“ von Appify ist seit Juni 2024 im Shopify App Store. Laut Eintrag überträgt sie Bestellungen, um daraus Rechnungen, Gutschriften und Lieferscheine zu erzeugen, und ist für DATEV und OSS vorbereitet. Im höheren Tarif kommen Verkäufe, Zuordnungsvorschläge und Transaktionsgebühren dazu. Die App hat viele gute Bewertungen. Ein Lexware-Office-Konto ist Voraussetzung.

Wenn Sie an Privatkunden in Deutschland verkaufen und die Zahlungen über Shopify Payments oder PayPal laufen, testen Sie zuerst diese App.

Wo der Standard aufhört

• Zahlungen sind in der API nur lesbar

  Die Public API von Lexware Office liefert den Zahlungsstatus einer Rechnung, legt aber keine Zahlungen an. Als bezahlt gilt eine Rechnung erst nach dem Abgleich mit dem Bankkonto oder einer manuellen Zahlung in Lexware. Eine Shopify-Auszahlung ist ein Sammelbetrag. Ohne Aufstellung je Rechnung bleibt der Abgleich Handarbeit.

• E-Rechnung an Firmenkunden

  Ab 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz E-Rechnungen versenden, ab 2028 alle, mit Übergangsregeln. Lexware Office kann Rechnungen als XRechnung oder ZUGFeRD ausgeben. Dafür braucht der Kontakt die richtigen Angaben, bei Behörden etwa die Leitweg-ID. Shopify muss diese Daten im Checkout erfassen.

• Zwei Anfragen pro Sekunde

  Die Lexware-API erlaubt laut Doku bis zu zwei Anfragen pro Sekunde. Bei einer Rabattaktion mit Hunderten Bestellungen pro Stunde muss die Übertragung in einer Warteschlange laufen, sonst gehen Rechnungen verloren.

• EU-Fernverkäufe

  Für Verkäufe an Privatkunden in anderen EU-Ländern kennt die API eigene Steuerarten. Welche gilt, hängt von Ihrer Einstellung zum Ursprungs- oder Bestimmungslandprinzip ab. Die Schnittstelle muss das je Bestellung richtig setzen.

So bauen wir die Schnittstelle

Shopify-Seite: Eine eigene App in Ihrem Shop liest über die GraphQL Admin API Bestellungen, Erstattungen und Auszahlungen. Webhooks für bezahlte Bestellungen und Erstattungen lösen die Übertragung aus, eine stündliche Abfrage holt verpasste Ereignisse nach. Firmenname, USt-ID und Leitweg-ID lesen wir aus Bestell- oder Kundenfeldern.

Lexware-Seite: Wir schreiben über die Public API unter api.lexware.io mit einem API-Schlüssel, den Sie in Lexware Office erzeugen. Rechnungen legen wir direkt finalisiert an, damit Lexware Nummer und Dokument erzeugt. Für Firmenkunden setzen wir das E-Rechnungsprofil. Über Event-Subscriptions erfahren wir, wenn sich der Zahlungsstatus ändert. Die Nachrichten sind signiert, die Signatur prüfen wir.

Betrieb: Eine Warteschlange hält die Grenze von zwei Anfragen pro Sekunde ein und wiederholt abgelehnte Aufrufe mit Pause. Jede Bestellung hat im Protokoll die zugehörige Rechnungsnummer. Wird Ihr API-Schlüssel erneuert, legen wir die Event-Subscriptions neu an, weil Lexware sie dabei löscht.

Ablauf und Preisrahmen

Im kostenlosen Schnittstellen-Check (30 Minuten) gehen wir Kundentypen, Länder und Zahlungsarten durch. Ein Festpreis-Angebot erhalten Sie in 3 Werktagen. Eine einfache Verbindung zwischen zwei Systemen gibt es ab 1.900 € netto, den Betrieb ab 149 € im Monat. Der Weg dorthin steht unter Ablauf und Preise.

Stand: 20.10.2026