HubSpot mit Lexware Office verbinden

Wird ein Deal in HubSpot gewonnen, soll in Lexware Office, früher lexoffice, die Rechnung entstehen. Dafür gibt es Apps wie die Integration von APIUP oder Pipey, die Rechnungen oder Entwürfe aus Deals anlegen. Für den Start reicht das oft. Eine eigene Schnittstelle lohnt sich, wenn der Zahlungsstatus zurück ins CRM soll oder Positionen, Rabatte und Kontakte eigene Regeln haben.

Welche Daten zwischen HubSpot und Lexware Office fließen

1. Deal in der Phase „gewonnen“ wird Rechnung oder Rechnungsentwurf bei Phasenwechsel
2. Positionen des Deals werden Rechnungszeilen mit Menge, Preis, Rabatt und Steuersatz mit der Rechnung
3. Unternehmen und Kontakt werden Lexware-Kontakt mit Rechnungsanschrift und USt-ID vor der ersten Rechnung
4. Produkt aus der Produktbibliothek wird Artikel in Lexware Office bei Änderung
5. Rechnungsnummer und Link gehen zurück an den Deal sofort
6. Zahlungsstatus aus Lexware wird Eigenschaft am Deal, etwa „offen“ oder „bezahlt“ bei jeder Änderung

Was es für HubSpot und Lexware Office schon gibt

Auf der Partnerseite von Lexware beschreibt APIUP eine Integration, die abgeschlossene Aufträge aus HubSpot als Rechnungsentwürfe in Lexware Office anlegt. Positionen aus Deal oder Angebot werden übernommen, vorher prüft sie, ob der Kunde schon existiert. Ein Rückweg nach HubSpot ist dort als künftige Funktion genannt.

Im HubSpot Marketplace steht die Pipey Lexoffice Integration von zimmer7. Laut Eintrag löst eine einstellbare Deal-Phase die Rechnung aus, optional mit automatischen Mahnungen. Dazu kommen Automatisierungsdienste wie tray.ai mit Vorlagen für „Deal gewonnen, Rechnung anlegen“. Wenn Sie Rechnungen nach dem Abschluss ohnehin noch prüfen, ist eine dieser Lösungen ein guter Anfang.

Wo der Standard aufhört

• Kein Rückweg ins CRM

  Die beschriebenen Apps arbeiten vor allem in Richtung Lexware. Ob eine Rechnung bezahlt ist, sieht der Vertrieb dann nur in der Buchhaltung. Lexware Office meldet Zahlungsänderungen über Event-Subscriptions, das muss aber jemand verarbeiten.

• Webhooks in HubSpot-Workflows

  Die Aktion „Webhook senden“ in HubSpot-Workflows ist laut HubSpot-Entwicklerdoku nur mit Operations Hub Professional oder Enterprise verfügbar. Ohne diesen Tarif braucht es eine App mit eigenen Webhook-Abos.

• Meldungen enthalten nur Kennungen

  Webhooks von HubSpot liefern die ID und die geänderte Eigenschaft, nicht den ganzen Deal. Reihenfolge und Einmaligkeit sind laut Doku nicht garantiert. Ohne Prüfung entstehen doppelte Rechnungen.

• Kontakt oder Unternehmen

  HubSpot trennt Kontakte und Unternehmen. Lexware Office will einen Rechnungsempfänger, als Firma oder als Person. Hat ein Deal mehrere verknüpfte Unternehmen, braucht es eine feste Regel.

So bauen wir die Schnittstelle

HubSpot-Seite: Eine eigene HubSpot-App für Ihr Portal abonniert Änderungen der Deal-Phase. Erhält sie eine Meldung, liest sie den Deal mit Positionen, Unternehmen und Kontakten über die CRM-API nach. Jede Meldung hat eine Ereignis-ID, die wir speichern. So wird dieselbe Meldung nie zweimal verarbeitet. Rechnungsnummer, Link und Zahlungsstatus schreiben wir in eigene Deal-Eigenschaften.

Lexware-Seite: Über die Public API suchen wir den Kontakt nach Name oder E-Mail und legen ihn nur an, wenn er fehlt. Danach entsteht die Rechnung, je nach Wunsch als Entwurf oder direkt finalisiert. Für Firmen und Behörden mit Leitweg-ID setzen wir das E-Rechnungsprofil. Eine Event-Subscription auf Zahlungsänderungen meldet, wenn eine Rechnung bezahlt ist. Die Signatur jeder Meldung prüfen wir.

Zuordnung: Welche HubSpot-Eigenschaft in welches Feld der Rechnung geht, steht in einer Tabelle, die wir mit Ihnen abstimmen. Dazu gehören Zahlungsziel, Leistungsdatum, Bestellnummer des Kunden und der Text über den Positionen. Produkte ohne Gegenstück in Lexware Office legt die Schnittstelle als Artikel an oder meldet sie, je nach Einstellung.

Betrieb: Lexware erlaubt laut Doku zwei Anfragen pro Sekunde, HubSpot wiederholt fehlgeschlagene Meldungen bis zu zehnmal. Eine Warteschlange gleicht beides aus. Was nicht übertragen werden kann, erscheint als Notiz am Deal und im Protokoll.

Ablauf und Preisrahmen

Wir starten mit einem kostenlosen Schnittstellen-Check (30 Minuten) zu Deal-Phasen, Produkten und Rechnungsfreigabe. Nach 3 Werktagen haben Sie ein Festpreis-Angebot. Eine einfache Verbindung von HubSpot zu Lexware Office beginnt bei 1.900 € netto, der Betrieb bei 149 € im Monat. Siehe Ablauf und Preise und CRM-Anbindung.

Stand: 20.10.2026