DATEV-API: Zugang und Wege nach DATEV

Daten kommen auf drei Wegen nach DATEV: als Buchungsstapel-Datei im DATEV-Format (EXTF), als Belege in DATEV Unternehmen online oder über die Online-APIs aus dem DATEV-Entwicklerportal. Für die Online-APIs muss die Anwendung bei DATEV registriert sein und eine Prüfung durchlaufen. Der Steuerberater muss die passenden Datenservices für den Mandanten freigeben.

Viele Unternehmen suchen „DATEV-API“ und erwarten einen Schlüssel, mit dem jedes Programm Buchungen direkt in DATEV schreibt. So funktioniert es nicht. DATEV ist auf die Zusammenarbeit zwischen Unternehmen und Steuerberatung ausgerichtet. Wer Daten liefern will, nutzt einen der vorgesehenen Wege. Welcher passt, hängt davon ab, wer bucht und wie oft Daten fließen.

Welche Wege nach DATEV gibt es?

1. Buchungsstapel im DATEV-Format (EXTF-Datei)

Der verbreitetste Weg. Ihr System erzeugt eine CSV-Datei im DATEV-Format. Der Dateiname beginnt mit EXTF_, die erste Zeile ist ein Kopfsatz mit Angaben zu Berater, Mandant und Wirtschaftsjahr, danach folgen die Buchungen. Ein solcher Buchungsstapel wird in DATEV Rechnungswesen über die Stapelverarbeitung importiert, laut DATEV-Hilfe auch in Kanzlei-Rechnungswesen.

Vorteil: Dafür braucht Ihr System keine Zulassung bei DATEV. Nachteil: Jemand muss die Datei übergeben und importieren, und Fehler zeigen sich erst beim Import.

2. Belege an DATEV Unternehmen online

Rechnungen und andere Belege lassen sich in DATEV Unternehmen online hochladen, wo der Steuerberater sie den Buchungen zuordnet. Für die automatische Übertragung gibt es laut DATEV-Entwicklerportal eine eigene Online-API für Belege (accounting:documents). Sie überträgt Belege in den Bereich Belege online. Mehrseitige Belege müssen dafür als ein Dokument vorliegen.

3. Online-APIs über das DATEV-Entwicklerportal

Für den automatischen Austausch ohne Dateiübergabe bietet DATEV Online-APIs an, etwa für Belege und für Buchungsdaten, die über das DATEV-Rechenzentrum bereitgestellt werden. DATEV nennt das „Cloud Integration“. Der Ablauf laut DATEV-Entwicklerportal:

• Registrierung des Softwareherstellers im Entwicklerportal, Anlage einer Organisation mit Beraternummer und einer Anwendung
• Buchung des verpflichtenden, kostenpflichtigen Onboarding-Pakets bei DATEV
• Umsetzung gegen die Schnittstellenvorgaben in der Testumgebung (Sandbox), beim Buchungsdatenservice zusätzlich eine Prüfung des Dateiformats mit Musterdateien
• Technische Prüfung durch DATEV. Danach gibt es einen zunächst auf drei Monate befristeten Produktivzugang bis zur Abnahme im Echtbetrieb

Laut DATEV können auch Anbieter ohne Partnerschaft Schnittstellen umsetzen. DATEV führt sie in einer eigenen Liste der Schnittstellen-Anbieter, getrennt von den Marktplatz-Partnern. Einzelne Anforderungen und Versionen ändern sich. Maßgeblich ist der aktuelle Stand im Entwicklerportal.

Welcher Weg passt zu Ihnen?

Was müssen Unternehmen und Steuerberater freigeben?

Ohne den Steuerberater geht es bei DATEV fast nie. Vor dem Projekt sollten diese Punkte geklärt sein:

• Berater- und Mandantennummer: Beide stehen im Kopf jeder EXTF-Datei und identifizieren den Mandanten bei den Online-APIs. Sie erhalten sie von Ihrer Kanzlei.
• Kontenrahmen und Sachkontenlänge: Welcher Kontenrahmen gilt, und wie viele Stellen haben die Sachkonten? Beides muss in der Datei stimmen.
• Beginn des Wirtschaftsjahres: Er steht im Kopfsatz. Das Belegdatum enthält im DATEV-Format nur Tag und Monat, das Jahr leitet DATEV aus dem Wirtschaftsjahr ab. Ein falscher Beginn führt zu falschen Perioden.
• Datenservices: Für Online-Übertragungen muss die Kanzlei den passenden Datenservice für Ihren Mandanten bestellen oder aktivieren, etwa für Buchungsdaten oder Belege.
• Berechtigungen: Die Person, die die Anbindung autorisiert, braucht in DATEV die passenden Rechte für den Mandanten.
• Kontenzuordnung: Welche Erlöskonten, BU-Schlüssel (Steuerschlüssel) und Gegenkonten gelten für welche Fälle? Diese Regeln legen Sie am besten gemeinsam mit der Kanzlei fest.

Typische Fehler

• Falscher Kopfsatz

  Kennung, Version oder Formatkategorie stimmen nicht, oder Berater- und Mandantennummer passen nicht zum Bestand. Dann bricht der Import ab.

• Falsche Sachkontenlänge

  Die Datei arbeitet mit vierstelligen Konten, der Mandant mit fünfstelligen. Laut DATEV muss die Sachkontenlänge mit dem Mandanten übereinstimmen, sonst scheitert der Import oder die Konten passen nicht.

• Zahlenformate

  Das DATEV-Format verwendet das Komma als Dezimaltrenner und das Semikolon als Feldtrenner. Ein Export mit Punkt oder anderem Trenner liest falsche Beträge oder schlägt fehl. Der Zeichensatz ist standardmäßig ISO-8859-1, UTF-8 nur mit Byte Order Mark (BOM) und nicht bei jedem Importweg.

• Doppelte Übergabe

  Dieselbe Datei wird zweimal importiert, oder eine Schnittstelle sendet nach einem Fehler erneut. Ohne Schutz vor Dubletten entstehen doppelte Buchungen.

• BU-Schlüssel

  Passt der BU-Schlüssel (Steuerschlüssel) nicht zu den Kontenfunktionen, etwa auf einem Automatikkonto, meldet DATEV einen Fehler. Fehlt ein Schlüssel, zum Beispiel bei Auslandslieferungen, stimmt die Umsatzsteuer nicht. Das fällt oft erst in der Voranmeldung auf.

• Ungewollt festgeschrieben

  Das Kennzeichen im Kopfsatz steht standardmäßig auf Festschreibung. Will die Kanzlei den Stapel vorher prüfen, muss die Schnittstelle das ausdrücklich abschalten. Festgeschriebene Buchungen lassen sich nur per Generalumkehr korrigieren.

Checkliste vor dem Start

• Bucht Ihre Kanzlei, oder buchen Sie selbst in DATEV?
• Wie oft sollen Daten fließen: täglich, wöchentlich oder zum Monatsabschluss?
• Sollen nur Buchungen übertragen werden oder auch Belege?
• Liegen Berater- und Mandantennummer, Kontenrahmen, Sachkontenlänge und Wirtschaftsjahr vor?
• Hat die Kanzlei die nötigen Datenservices für den Mandanten bestellt oder aktiviert?
• Gibt es eine abgestimmte Liste mit Konten und Steuerschlüsseln für Ihre Fälle?
• Wer prüft die ersten Übertragungen, bevor die Schnittstelle regulär läuft?

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Stand: 21.10.2026