DATEV-Format (EXTF)

Das DATEV-Format ist ein festgelegtes CSV-Dateiformat, mit dem Buchungen und Stammdaten in DATEV-Programme importiert werden. Dateien, die eine Software außerhalb von DATEV erzeugt, tragen im Kopfsatz die Kennung EXTF; Exporte aus DATEV-Programmen die Kennung DTVF.

Erklärung

Eine Datei im DATEV-Format besteht aus drei Teilen. Die erste Zeile ist der Kopfsatz (Header). Er enthält laut DATEV-Entwicklerportal unter anderem die Kennung EXTF, die Header-Version 700 und die Formatkategorie, außerdem Angaben wie Berater- und Mandantennummer, Beginn des Wirtschaftsjahres und Länge der Sachkonten. Die zweite Zeile enthält die Spaltenüberschriften. Danach folgen die Datenzeilen.

Die Formatkategorie bestimmt, was die Datei enthält. Kategorie 21 steht für den Buchungsstapel. Weitere Kategorien gibt es für Stammdaten wie Debitoren und Kreditoren. Für die Syntax gelten feste Regeln: Felder werden durch Semikolon getrennt, Textfelder stehen in Anführungszeichen, Dezimalzahlen verwenden das Komma, jede Zeile endet mit CR/LF. Als Zeichensatz gilt standardmäßig ISO-8859-1 (Windows-1252), UTF-8 nur mit Byte Order Mark (BOM) und nicht bei jedem Importweg. Der Dateiname beginnt mit EXTF_ und endet auf .csv. Importiert wird die Datei in DATEV über die Stapelverarbeitung.

Beispiel aus dem Schnittstellen-Alltag

Eine Warenwirtschaft soll am Monatsende alle Ausgangsrechnungen an die Kanzlei übergeben. Die Schnittstelle erzeugt eine EXTF-Datei mit dem Kopfsatz für den richtigen Mandanten und Zeitraum und einer Zeile je Rechnung. Die Kanzlei importiert die Datei in DATEV Rechnungswesen. Die Sachkontenlänge im Kopfsatz muss laut DATEV mit dem Mandanten übereinstimmen, sonst scheitert der Import oder die Konten passen nicht. Außerdem legt der Kopfsatz fest, ob der Stapel beim Import festgeschrieben wird. Standard ist die Festschreibung. Deshalb wird der Kopfsatz vor dem ersten Lauf mit der Kanzlei abgestimmt.

Abgrenzung zu verwandten Begriffen

• DATEV-Buchungsstapel: der Inhalt, das DATEV-Format die Form. Ein Buchungsstapel kann als EXTF-Datei übergeben werden.
• DTVF: dieselbe Struktur, aber mit der Kennung für Exporte aus DATEV-Programmen.
• ASCII-Import: DATEV kann auch frei aufgebaute Text- oder CSV-Dateien einlesen, dann mit eigener Zuordnung der Spalten. Das DATEV-Format ist dagegen fest definiert.
• API: ein Weg ohne Datei. Für die Online-APIs von DATEV gelten eigene Zugangsregeln.

Bezug zu unseren Leistungen

Für viele Unternehmen ist die EXTF-Datei der schnellste Weg nach DATEV, weil dafür keine Zulassung bei DATEV nötig ist, solange die Datei an die Kanzlei geht. Wer sie online über den Buchungsdatenservice überträgt, braucht eine Prüfung des Dateiformats durch DATEV. Wir erzeugen sie direkt aus Shop, Warenwirtschaft oder CRM: DATEV-Schnittstelle. Welche Wege es außerdem gibt, steht im Ratgeber DATEV-API.

Stand: 21.10.2026