Pipedrive mit Lexware Office verbinden

Für Pipedrive und Lexware Office, das früher lexoffice hieß, gibt es eine fertige App von PD Experts. Sie erzeugt aus einem Deal Angebot, Auftragsbestätigung und Rechnung und meldet den Zahlungsstatus zurück. Für viele Vertriebsteams reicht das. Eine eigene Schnittstelle lohnt sich bei eigenen Regeln für Belegketten, Produkte und Personen oder wenn kein Ereignis verloren gehen darf.

Welche Daten zwischen Pipedrive und Lexware Office fließen

1. Deal in einer bestimmten Phase wird Angebot in Lexware Office bei Phasenwechsel
2. Gewonnener Deal wird Auftragsbestätigung oder Rechnung mit Bezug zum Angebot bei Statuswechsel
3. Produkte am Deal werden Belegpositionen mit Menge, Rabatt und Steuersatz mit jedem Beleg
4. Organisation und Person werden Lexware-Kontakt mit Anschrift, USt-ID und Ansprechpartner beim ersten Beleg
5. Belegnummer und Link werden im Deal angezeigt sofort
6. Zahlungsstatus aus Lexware wird Feld am Deal und startet Folgeaufgaben bei jeder Änderung

Was es für Pipedrive und Lexware Office schon gibt

Die Lexware-Schnittstelle von PD Experts steht im Pipedrive-Marktplatz und auf der Partnerseite von Lexware. Laut Partnerseite erzeugt sie Angebote, Auftragsbestätigungen und E-Rechnungen aus einem Deal. Stammdaten wie Firma, Adresse, USt-ID und Ansprechpartner wandern beim ersten Beleg nach Lexware Office, die Produkte des Deals werden Positionen. Zurück kommen Zahlungsstatus und ein Link zum Beleg. Voraussetzungen sind laut Seite ein Pipedrive-Tarif ab Essential, ein Lexware-Office-Konto mit Zugang zur Public API und Administratorrechte in beiden Systemen.

Daneben bieten Automatisierungsdienste wie MindCloud und SyncSpider Abläufe zwischen beiden Systemen an. Wenn Ihr Ablauf dem Standard „Deal gewonnen, Rechnung schreiben“ folgt, nehmen Sie die App von PD Experts.

Wo der Standard aufhört

• Webhooks können ausfallen

  Pipedrive wertet eine Zustellung nach zehn Sekunden ohne Antwort als Fehler und versucht es danach dreimal. Häufen sich Fehler, sperrt Pipedrive den Webhook für 30 Minuten. Ereignisse in dieser Zeit gehen laut Doku verloren. Nach drei Tagen ohne Erfolg wird der Webhook gelöscht.

• Tagesbudget für API-Aufrufe

  Pipedrive vergibt je Firma ein tägliches Budget an API-Tokens, abhängig von Tarif und Plätzen. Teure Aufrufe wie die Suche verbrauchen mehr. Ein Abgleich, der jede Stunde alles neu liest, kann das Budget aufbrauchen.

• Belegketten mit Sonderfällen

  Teilrechnungen, mehrere Rechnungen zu einem Deal oder Gutschriften nach Teilrückgabe folgen nicht dem einfachen Ablauf. Hier braucht es Regeln, welcher Beleg auf welchen folgt.

• Organisation oder Person als Empfänger

  In Pipedrive kann ein Deal an einer Organisation, an einer Person oder an beiden hängen. Lexware Office braucht einen eindeutigen Rechnungsempfänger.

• Deals in Fremdwährung

  Pipedrive führt Deals in beliebigen Währungen. Zahlungsinformationen liefert die Lexware-API laut Doku immer in Euro. Für Deals in Franken oder Dollar braucht der Rückweg des Zahlungsstatus eine klare Regel.

So bauen wir die Schnittstelle

Pipedrive-Seite: Wir registrieren Webhooks der Version 2 für Änderungen an Deals. Jede Meldung enthält den neuen Stand und die vorherigen Werte der geänderten Felder. So erkennen wir einen echten Phasenwechsel und reagieren nicht auf jede Änderung. Die Zustellung ist per Basic Auth geschützt. Weil Meldungen während einer Sperre verloren gehen, läuft zusätzlich ein sparsamer Abgleich über die zuletzt geänderten Deals. Er nutzt die günstigeren Endpunkte der API Version 2.

Lexware-Seite: Angebot, Auftragsbestätigung und Rechnung legen wir über die Public API an. Folgebelege verweisen auf ihren Vorgänger, damit die Belegkette in Lexware Office sichtbar bleibt. Kontakte suchen wir vor dem Anlegen nach Name, Nummer oder E-Mail. Zahlungsänderungen erfahren wir über eine Event-Subscription und schreiben sie in ein Feld am Deal. Dort können Pipedrive-Automationen Aufgaben oder Erinnerungen auslösen.

Betrieb: Beide Seiten haben Grenzen für Anfragen, eine Warteschlange hält sie ein. Fehler stehen im Protokoll und als Notiz am Deal. Mehr zur Überwachung unter Betrieb und Monitoring.

Ablauf und Preisrahmen

Im kostenlosen Schnittstellen-Check von 30 Minuten gehen wir Pipeline, Belegarten und Produkte durch. In 3 Werktagen erhalten Sie ein Festpreis-Angebot. Für die Verbindung von Pipedrive zu Lexware Office gilt ein Einstieg ab 1.900 € netto, umgesetzt meist in 2 bis 4 Wochen. Wie wir vorgehen, steht unter Ablauf und Preise.

Stand: 20.10.2026