XRechnung und ZUGFeRD aus Ihrer Warenwirtschaft erstellen

Kann Ihre Warenwirtschaft oder Branchensoftware keine E-Rechnung erzeugen, rüsten wir das über eine Schnittstelle nach. Sie liest die Rechnungsdaten aus Ihrem System, erzeugt daraus eine XRechnung oder ein ZUGFeRD-Dokument, prüft es gegen die Norm und versendet oder übergibt es. Eingehende E-Rechnungen lesen wir ebenso automatisch ein.

Worum es geht: Pflichten und Fristen

Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Für den Versand gelten Übergangsregeln: Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz E-Rechnungen ausstellen, ab dem 1. Januar 2028 alle. Rechnungen über Kleinbeträge bis 250 € sind von der Pflicht ausgenommen.

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das der europäischen Norm EN 16931 entspricht. Ein einfaches PDF zählt nicht dazu. Das BMF nennt als Beispiele den Standard XRechnung und das hybride Format ZUGFeRD ab Version 2.0.1, ausgenommen die Profile MINIMUM und BASIC-WL. Bei hybriden Formaten sind die strukturierten Daten maßgeblich, nicht das sichtbare PDF.

Das Problem: Die Software kann es nicht

Viele Betriebe arbeiten mit Programmen, die Rechnungen nur als PDF oder auf Papier ausgeben. Der Hersteller hat noch kein Update, oder das Update bedeutet einen teuren Systemwechsel. Die Folge sind Übergangslösungen: Rechnungen werden in einem zweiten Programm noch einmal erfasst, um eine XRechnung zu erzeugen. Das ist doppelte Arbeit mit allen bekannten Fehlerquellen.

Beim Empfang ist es ähnlich. E-Rechnungen kommen als XML-Datei per E-Mail, und niemand kann sie ohne Hilfsprogramm lesen. Also werden sie ausgedruckt oder abgetippt, statt die Daten automatisch zu übernehmen.

Wie wir E-Rechnungen nachrüsten

Die Schnittstelle sitzt neben Ihrer bestehenden Software, nicht an ihrer Stelle. Sie holt die Rechnungsdaten über eine API, einen Export oder die Datenbank ab. Hat Ihr Programm keine API, nutzen wir die Wege aus der Anbindung ohne API.

Aus den Daten erzeugt sie das gewünschte Format. Jede Rechnung wird vor dem Versand gegen die Regeln der Norm geprüft. Fehlt ein Pflichtfeld, etwa die Käuferreferenz, die in einer XRechnung ein Pflichtfeld ist, geht die Rechnung nicht raus, sondern landet mit Hinweis in einer Fehlerliste. Danach wird sie per E-Mail versendet, in ein Portal hochgeladen oder an die Buchhaltung übergeben. Jeder Versand wird protokolliert.

1. Rechnung wird zu XRechnung oder ZUGFeRD bei Erstellung
2. Prüfung gegen EN 16931 vor jedem Versand
3. Versand per E-Mail oder Portal nach Prüfung
4. Kopie geht an die Buchhaltung täglich

Eingehende E-Rechnungen

Für den Empfang richten wir ein Postfach oder einen Ordner ein, aus dem die Schnittstelle eingehende Rechnungen abholt. Sie liest die strukturierten Daten aus, erzeugt eine lesbare Ansicht und übergibt die Rechnung an Ihre Buchhaltung, zum Beispiel über die DATEV-Schnittstelle. Die Originaldatei bleibt unverändert erhalten.

XRechnung oder ZUGFeRD?

Beide Formate sind zulässig, ZUGFeRD in den oben genannten Versionen und Profilen. Sie unterscheiden sich in der Form. Die XRechnung ist eine reine XML-Datei ohne sichtbares Dokument. Ihr Kunde braucht ein Programm, das sie anzeigt oder verarbeitet. ZUGFeRD verbindet ein normales PDF mit eingebetteten strukturierten Daten. Menschen lesen das PDF, Programme die Daten. Welches Format Sie verschicken, hängt oft vom Empfänger ab. Manche Kunden geben ein Format vor, andere nehmen beides. Die Schnittstelle kann beide Formate erzeugen und je Kunde das passende wählen. So müssen Sie nicht für jeden Empfänger von Hand entscheiden.

Typische Datenobjekte

Wann Sie keine Schnittstelle brauchen

Viele Hersteller haben E-Rechnungen inzwischen eingebaut. Fragen Sie zuerst dort nach, ob ein Update XRechnung oder ZUGFeRD liefert. Wenn ja, ist das fast immer der einfachere Weg. Für wenige Rechnungen im Monat reichen auch Rechnungsprogramme, die E-Rechnungen von Haus aus erzeugen.

Eine Schnittstelle lohnt sich, wenn Ihre Software weiter gebraucht wird, der Hersteller kein passendes Update anbietet und viele Rechnungen anfallen. Typisch ist das bei gewachsener Branchensoftware, etwa im Handwerk oder im Großhandel.

Ablauf

Im kostenlosen Check (30 Minuten) klären wir, wie die Rechnungsdaten aus Ihrem System kommen und wohin die E-Rechnungen gehen. Innerhalb von 3 Werktagen erhalten Sie ein Festpreis-Angebot. Die Umsetzung dauert meist 2 bis 4 Wochen, getestet wird mit echten Rechnungen aus Ihrem System. Mehr unter Ablauf und Preise.

Stand: 20.10.2026