Generar XRechnung y ZUGFeRD desde su gestión de almacén

Si su gestión de almacén o su software sectorial no puede generar una factura electrónica, la añadimos mediante una interfaz. Lee los datos de factura de su sistema, genera con ellos una XRechnung o un documento ZUGFeRD, lo valida conforme a la norma y lo envía o lo entrega. Las facturas electrónicas recibidas también las leemos de forma automática.

De qué se trata: obligaciones y plazos

Desde el 1 de enero de 2025, las empresas nacionales deben poder recibir facturas electrónicas. Para el envío rigen reglas transitorias: desde el 1 de enero de 2027, las empresas con una facturación del año anterior superior a 800.000 € deben emitir facturas electrónicas, y desde el 1 de enero de 2028 todas. Las facturas de importes pequeños de hasta 250 € están exentas de la obligación.

Una factura electrónica es una factura en un formato electrónico estructurado que cumple la norma europea EN 16931. Un simple PDF no cuenta. El Ministerio de Hacienda alemán (BMF) cita como ejemplos el estándar XRechnung y el formato híbrido ZUGFeRD desde la versión 2.0.1, salvo los perfiles MINIMUM y BASIC-WL. En los formatos híbridos son determinantes los datos estructurados, no el PDF visible.

El problema: el software no puede hacerlo

Muchas empresas trabajan con programas que solo emiten las facturas en PDF o en papel. El fabricante aún no tiene una actualización, o la actualización supone un cambio de sistema costoso. La consecuencia son soluciones provisionales: las facturas se vuelven a registrar en un segundo programa para generar una XRechnung. Es trabajo doble con todas las fuentes de error conocidas.

En la recepción pasa algo parecido. Las facturas electrónicas llegan como archivo XML por correo electrónico y nadie puede leerlas sin un programa auxiliar. Así que se imprimen o se teclean, en lugar de asumir los datos de forma automática.

Cómo añadimos la factura electrónica

La interfaz se sitúa junto a su software actual, no en su lugar. Recoge los datos de factura mediante una API, una exportación o la base de datos. Si su programa no tiene API, usamos los caminos de la conexión sin API.

Con los datos genera el formato deseado. Cada factura se valida antes del envío conforme a las reglas de la norma. Si falta un campo obligatorio, por ejemplo la referencia del comprador, que en una XRechnung es obligatoria, la factura no sale, sino que va con un aviso a una lista de errores. Después se envía por correo electrónico, se sube a un portal o se entrega a la contabilidad. Cada envío queda registrado.

1. Factura se convierte en XRechnung o ZUGFeRD al crearse
2. Validación conforme a EN 16931 antes de cada envío
3. Envío por correo electrónico o portal tras la validación
4. Copia va a la contabilidad a diario

Facturas electrónicas recibidas

Para la recepción configuramos un buzón o una carpeta de la que la interfaz recoge las facturas entrantes. Lee los datos estructurados, genera una vista legible y entrega la factura a su contabilidad, por ejemplo mediante la interfaz con DATEV. El archivo original se conserva sin cambios.

¿XRechnung o ZUGFeRD?

Ambos formatos son admisibles, ZUGFeRD en las versiones y perfiles indicados arriba. Se diferencian en la forma. La XRechnung es un archivo XML puro, sin documento visible. Su cliente necesita un programa que lo muestre o lo procese. ZUGFeRD combina un PDF normal con datos estructurados incrustados. Las personas leen el PDF; los programas, los datos. El formato que envíe depende a menudo del destinatario. Algunos clientes imponen un formato y otros aceptan ambos. La interfaz puede generar los dos formatos y elegir el adecuado para cada cliente. Así no tiene que decidirlo a mano para cada destinatario.

Objetos de datos habituales

Cuándo no necesita una interfaz

Muchos fabricantes ya han integrado las facturas electrónicas. Pregunte primero allí si una actualización ofrece XRechnung o ZUGFeRD. Si es así, casi siempre es el camino más sencillo. Para pocas facturas al mes bastan también los programas de facturación que generan facturas electrónicas de serie.

Una interfaz compensa cuando su software se sigue necesitando, el fabricante no ofrece una actualización adecuada y se emiten muchas facturas. Es habitual en el software sectorial crecido con los años, por ejemplo en la artesanía o el comercio mayorista.

Proceso

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Actualizado: 20/10/2026