Conexión de CRM: unir el CRM con la facturación y la contabilidad

Una conexión de CRM une su CRM, por ejemplo HubSpot o Pipedrive, con el programa de facturación o la gestión de almacén. De un trato ganado sale de forma automática un presupuesto o una factura, los clientes se dan de alta una sola vez y el estado de pago vuelve al CRM. Programamos esta conexión directamente a través de las API de ambos sistemas.

El problema: ventas trabaja en el CRM y la factura nace en otro sitio

En el CRM está todo lo que sabe el equipo de ventas: persona de contacto, empresa, posiciones, precios, plazos de pago acordados. Cuando el trato se gana, en la oficina empieza la segunda introducción. Dar de alta al cliente, copiar las posiciones, crear la factura. En ese proceso se pierden descuentos, se copian mal las direcciones y al final los clientes existen dos veces con una grafía ligeramente distinta.

A la inversa, ventas no ve si un cliente ha pagado. Quien quiere preguntar antes del siguiente presupuesto tiene que llamar a contabilidad. Los recordatorios de pago y los pedidos posteriores van cada uno por su lado.

Cómo unimos el CRM y el programa de facturación

El desencadenante suele ser un cambio en el CRM, por ejemplo un trato que pasa a la fase «ganado». Los sistemas CRM avisan de estos cambios mediante webhook. Pipedrive, por ejemplo, envía un mensaje a una dirección registrada cuando cambia un trato. HubSpot ofrece webhooks para aplicaciones que se configuran en el propio portal.

La interfaz comprueba entonces si el cliente ya existe en el programa de facturación y, si no, lo da de alta. Después genera el presupuesto o la factura con las posiciones del trato. Usted decide si la factura se cierra directamente o se crea como borrador para su revisión. Muchas empresas eligen al principio el borrador.

Lexware Office, antes lexoffice, ofrece para ello una API pública con la que se pueden crear contactos, presupuestos y facturas. Según el fabricante, está disponible a partir de la versión Lexware Office XL. Estos requisitos los comprobamos en la revisión para que más adelante no haya sorpresas.

Los webhooks pueden fallar. Según su propia documentación, Pipedrive reintenta tres veces más una entrega fallida y elimina un webhook que no se haya podido entregar con éxito durante tres días. Por eso nuestra interfaz concilia además con regularidad y vigila que los webhooks sigan activos. Cada operación se registra y los errores generan una alerta.

1. Organización y contacto se crean o se asignan al ganar el trato
2. Trato con posiciones se convierte en presupuesto o factura al cambiar de fase
3. Número de factura y estado de pago vuelven al CRM a diario
4. Productos y precios se concilian al cambiar

Objetos de datos habituales

Cuando los datos fluyen en ambos sentidos, se habla de una interfaz bidireccional. Entonces debe estar claro para cada campo qué sistema manda.

Servicios recurrentes y casos especiales

No todos los tratos terminan con una sola factura. Los contratos de mantenimiento, las licencias o los paquetes de consultoría se facturan mensual o anualmente. La interfaz puede convertir un trato en un plan de facturación y crear las facturas posteriores en la fecha correcta. Si el contrato termina en el CRM, también termina la facturación. Del mismo modo se pueden reflejar anticipos y facturas finales, si su programa de facturación lo admite.

Es importante tratar los cambios con claridad. Si un trato se modifica de nuevo después de la factura, la interfaz no crea una segunda factura, sino que avisa de la discrepancia. Una persona decide si de ahí sale una corrección o un abono. Así la contabilidad se mantiene limpia aunque ventas renegocie.

Cuándo bastan las soluciones ya hechas

Para algunas combinaciones existen aplicaciones en los marketplaces de los proveedores de CRM o soluciones de socios de los programas de facturación. Servicios de automatización como Zapier tienen módulos listos para HubSpot y Pipedrive. Si tiene pocos tratos al mes y le basta una factura sencilla sin casos especiales, suele ser la solución más rápida. La valoración la describimos en Alternativa a Zapier.

Una conexión propia compensa cuando las facturas tienen varias posiciones con distintos tipos de IVA, se facturan servicios recurrentes, el estado de pago debe volver de forma fiable al CRM o interviene también DATEV además del programa de facturación. Entonces ayuda también la interfaz con DATEV.

Conexiones adecuadas

Para las combinaciones más frecuentes tenemos páginas propias: HubSpot y Lexware Office y Pipedrive y Lexware Office. Lo que ofrece Lexware Office técnicamente figura en Lexware Office.

Proceso

En la revisión gratuita (30 minutos) repasamos con usted un trato real, desde el cambio de fase hasta la factura terminada. En 3 días laborables recibe una oferta a precio cerrado. La ejecución dura por lo general de 2 a 4 semanas. Se prueba con clientes de prueba antes de que se generen facturas reales. Más información en Proceso y precios.

Actualizado: 20/10/2026