CRM-Anbindung: CRM mit Rechnung und Buchhaltung verbinden

Eine CRM-Anbindung verbindet Ihr CRM, etwa HubSpot oder Pipedrive, mit dem Rechnungsprogramm oder der Warenwirtschaft. Aus einem gewonnenen Deal entsteht automatisch ein Angebot oder eine Rechnung, Kunden werden nur einmal angelegt, und der Zahlungsstatus fließt zurück ins CRM. Wir programmieren diese Verbindung direkt über die APIs beider Systeme.

Das Problem: Der Vertrieb arbeitet im CRM, die Rechnung entsteht woanders

Im CRM steht alles, was der Vertrieb weiß: Ansprechpartner, Firma, Positionen, Preise, vereinbarte Zahlungsziele. Ist der Deal gewonnen, beginnt im Büro die zweite Eingabe. Kunde anlegen, Positionen abschreiben, Rechnung erstellen. Dabei gehen Rabatte verloren, Adressen werden falsch übernommen, und Kunden existieren am Ende zweimal mit leicht anderer Schreibweise.

Umgekehrt sieht der Vertrieb nicht, ob ein Kunde bezahlt hat. Wer vor dem nächsten Angebot nachfragen will, muss die Buchhaltung anrufen. Mahnungen und Folgeaufträge laufen aneinander vorbei.

Wie wir CRM und Rechnungsprogramm verbinden

Auslöser ist meist eine Änderung im CRM, zum Beispiel ein Deal, der in die Phase „gewonnen“ wechselt. CRM-Systeme melden solche Änderungen per Webhook. Pipedrive etwa schickt bei Änderungen an einem Deal eine Nachricht an eine hinterlegte Adresse. HubSpot bietet Webhooks für Apps an, die im eigenen Portal eingerichtet werden.

Die Schnittstelle prüft dann, ob der Kunde im Rechnungsprogramm schon existiert, und legt ihn sonst an. Danach erzeugt sie das Angebot oder die Rechnung mit den Positionen aus dem Deal. Ob die Rechnung direkt abgeschlossen oder als Entwurf zur Prüfung angelegt wird, entscheiden Sie. Viele Betriebe wählen am Anfang den Entwurf.

Lexware Office, früher lexoffice, bietet dafür eine öffentliche API, mit der sich Kontakte, Angebote und Rechnungen anlegen lassen. Laut Hersteller steht sie ab der Version Lexware Office XL zur Verfügung. Solche Voraussetzungen prüfen wir im Check, damit später keine Überraschung entsteht.

Webhooks können ausfallen. Pipedrive versucht eine fehlgeschlagene Zustellung laut eigener Dokumentation noch drei Mal und löscht einen Webhook, der drei Tage lang nicht erfolgreich zugestellt werden konnte. Deshalb gleicht unsere Schnittstelle zusätzlich regelmäßig ab und überwacht, ob die Webhooks noch aktiv sind. Jeder Vorgang wird protokolliert, Fehler lösen einen Alarm aus.

1. Organisation und Kontakt werden angelegt oder zugeordnet bei Deal gewonnen
2. Deal mit Positionen wird zu Angebot oder Rechnung bei Phasenwechsel
3. Rechnungsnummer und Zahlungsstatus gehen zurück ins CRM täglich
4. Produkte und Preise werden abgeglichen bei Änderung

Typische Datenobjekte

Fließen Daten in beide Richtungen, spricht man von einer bidirektionalen Schnittstelle. Dann muss für jedes Feld klar sein, welches System führend ist.

Wiederkehrende Leistungen und Sonderfälle

Nicht jeder Deal endet mit einer einzigen Rechnung. Wartungsverträge, Lizenzen oder Beratungspakete werden monatlich oder jährlich abgerechnet. Die Schnittstelle kann aus einem Deal einen Abrechnungsplan machen und die Folgerechnungen zum richtigen Termin anlegen. Endet der Vertrag im CRM, endet auch die Abrechnung. Ebenso lassen sich Anzahlungen und Schlussrechnungen abbilden, wenn Ihr Rechnungsprogramm das unterstützt.

Wichtig ist ein klarer Umgang mit Änderungen. Wird ein Deal nach der Rechnung noch einmal geändert, legt die Schnittstelle keine zweite Rechnung an, sondern meldet die Abweichung. Ob daraus eine Korrektur oder Gutschrift wird, entscheidet ein Mensch. So bleibt die Buchhaltung sauber, auch wenn im Vertrieb nachverhandelt wird.

Wann fertige Lösungen reichen

Für einige Kombinationen gibt es Apps auf den Marktplätzen der CRM-Anbieter oder Partnerlösungen der Rechnungsprogramme. Automatisierungsdienste wie Zapier haben fertige Bausteine für HubSpot und Pipedrive. Wenn Sie wenige Deals im Monat haben und eine einfache Rechnung ohne Sonderfälle reicht, ist das oft die schnellere Lösung. Die Abwägung beschreiben wir unter Zapier-Alternative.

Eine eigene Anbindung lohnt sich, wenn Rechnungen mehrere Positionen mit unterschiedlichen Steuersätzen haben, wiederkehrende Leistungen abgerechnet werden, der Zahlungsstatus zuverlässig zurück ins CRM soll oder neben dem Rechnungsprogramm auch DATEV beteiligt ist. Dann hilft auch die DATEV-Schnittstelle.

Passende Verbindungen

Für häufige Kombinationen haben wir eigene Seiten: HubSpot und Lexware Office sowie Pipedrive und Lexware Office. Was Lexware Office technisch bietet, steht unter Lexware Office.

Ablauf

Im kostenlosen Check (30 Minuten) gehen wir mit Ihnen einen echten Deal durch, vom Phasenwechsel bis zur fertigen Rechnung. Innerhalb von 3 Werktagen erhalten Sie ein Festpreis-Angebot. Die Umsetzung dauert meist 2 bis 4 Wochen. Getestet wird mit Testkunden, bevor echte Rechnungen entstehen. Mehr unter Ablauf und Preise.

Stand: 20.10.2026