API de DATEV: acceso y vías hacia DATEV

Los datos llegan a DATEV por tres vías: como archivo de lote de asientos (Buchungsstapel) en formato DATEV (EXTF), como documentos en DATEV Unternehmen online o mediante las API en línea del portal de desarrolladores de DATEV. Para las API en línea, la aplicación debe estar registrada en DATEV y superar una revisión. La asesoría fiscal debe habilitar los servicios de datos adecuados para el cliente.

Muchas empresas buscan «API de DATEV» y esperan una clave con la que cualquier programa escriba asientos directamente en DATEV. No funciona así. DATEV está pensado para la colaboración entre empresas y asesorías fiscales. Quien quiere aportar datos utiliza una de las vías previstas. Cuál conviene depende de quién contabiliza y con qué frecuencia fluyen los datos.

¿Qué vías hay hacia DATEV?

1. Lote de asientos en formato DATEV (archivo EXTF)

La vía más extendida. Su sistema genera un archivo CSV en formato DATEV. El nombre del archivo empieza por EXTF_, la primera línea es un registro de cabecera con datos de asesor, cliente y ejercicio económico, y a continuación van los asientos. Un lote de asientos (Buchungsstapel) de este tipo se importa en DATEV Rechnungswesen mediante el procesamiento por lotes y, según la ayuda de DATEV, también en Kanzlei-Rechnungswesen.

Ventaja: su sistema no necesita ninguna autorización de DATEV. Inconveniente: alguien tiene que entregar e importar el archivo, y los errores solo se ven al importar.

2. Documentos a DATEV Unternehmen online

Las facturas y otros documentos se pueden subir a DATEV Unternehmen online, donde la asesoría fiscal los asigna a los asientos. Para la transferencia automática existe, según el portal de desarrolladores de DATEV, una API en línea propia para documentos (accounting:documents). Transfiere los documentos al área Belege online. Los documentos de varias páginas deben presentarse como un único documento.

3. API en línea a través del portal de desarrolladores de DATEV

Para el intercambio automático sin entrega de archivos, DATEV ofrece API en línea, por ejemplo para documentos y para datos de asientos que se facilitan a través del centro de datos de DATEV. DATEV lo denomina «Cloud Integration». El proceso según el portal de desarrolladores de DATEV:

• Registro del fabricante de software en el portal de desarrolladores, alta de una organización con número de asesor y de una aplicación
• Contratación del paquete de onboarding obligatorio y de pago con DATEV
• Implementación según las especificaciones de la interfaz en el entorno de pruebas (sandbox); en el Buchungsdatenservice (servicio de datos contables de DATEV), además, una revisión del formato del archivo con archivos de muestra
• Revisión técnica por parte de DATEV. Después se obtiene un acceso de producción limitado inicialmente a tres meses hasta la aceptación en funcionamiento real

Según DATEV, también los proveedores sin acuerdo de colaboración pueden implementar interfaces. DATEV los incluye en una lista propia de proveedores de interfaces, separada de los socios del marketplace. Algunos requisitos y versiones cambian. Lo determinante es el estado actual en el portal de desarrolladores.

¿Qué vía le conviene?

¿Qué deben habilitar la empresa y la asesoría fiscal?

Sin la asesoría fiscal, con DATEV casi nunca se avanza. Antes del proyecto conviene tener aclarados estos puntos:

• Número de asesor y de cliente: ambos figuran en la cabecera de todo archivo EXTF e identifican al cliente en las API en línea. Los obtiene de su asesoría.
• Plan contable y longitud de las cuentas: ¿qué plan contable se aplica y cuántos dígitos tienen las cuentas? Ambos datos deben coincidir en el archivo.
• Inicio del ejercicio económico: figura en el registro de cabecera. En el formato DATEV, la fecha del documento solo contiene día y mes; DATEV deduce el año a partir del ejercicio económico. Un inicio erróneo lleva a periodos erróneos.
• Servicios de datos: para las transferencias en línea, la asesoría debe contratar o activar para su empresa el servicio de datos correspondiente, por ejemplo para datos de asientos o documentos.
• Permisos: la persona que autoriza la conexión necesita en DATEV los derechos adecuados para el cliente.
• Asignación de cuentas: ¿qué cuentas de ingresos, BU-Schlüssel (clave de impuesto de DATEV) y contrapartidas se aplican en cada caso? Lo mejor es fijar estas reglas junto con la asesoría.

Errores típicos

• Cabecera incorrecta

  El identificador, la versión o la categoría de formato no coinciden, o los números de asesor y de cliente no se corresponden con los datos existentes. Entonces la importación se interrumpe.

• Longitud de cuenta incorrecta

  El archivo trabaja con cuentas de cuatro dígitos y el cliente con cuentas de cinco. Según DATEV, la longitud de las cuentas debe coincidir con la del cliente; de lo contrario, la importación falla o las cuentas no encajan.

• Formatos numéricos

  El formato DATEV usa la coma como separador decimal y el punto y coma como separador de campos. Una exportación con punto u otro separador lee importes erróneos o falla. El juego de caracteres por defecto es ISO-8859-1; UTF-8 solo con marca de orden de bytes (BOM) y no en todas las vías de importación.

• Doble entrega

  El mismo archivo se importa dos veces, o una interfaz vuelve a enviar tras un error. Sin protección frente a duplicados se generan asientos dobles.

• BU-Schlüssel

  Si el BU-Schlüssel (clave de impuesto) no encaja con las funciones de la cuenta, por ejemplo en una cuenta automática, DATEV muestra un error. Si falta una clave, por ejemplo en entregas al extranjero, el IVA no es correcto. A menudo solo se detecta en la declaración trimestral.

• Bloqueo no deseado

  El indicador del registro de cabecera está por defecto en Festschreibung (bloqueo de asientos). Si la asesoría quiere revisar el lote antes, la interfaz debe desactivarlo expresamente. Los asientos bloqueados solo se pueden corregir mediante Generalumkehr (asiento de anulación de DATEV).

Lista de comprobación antes de empezar

• ¿Contabiliza su asesoría o contabiliza usted mismo en DATEV?
• ¿Con qué frecuencia deben fluir los datos: a diario, semanalmente o en el cierre mensual?
• ¿Deben transferirse solo asientos o también documentos?
• ¿Dispone de los números de asesor y de cliente, el plan contable, la longitud de las cuentas y el ejercicio económico?
• ¿Ha contratado o activado la asesoría los servicios de datos necesarios para el cliente?
• ¿Existe una lista acordada de cuentas y claves de impuesto para sus casos?
• ¿Quién revisa las primeras transferencias antes de que la interfaz funcione con normalidad?

Cómo conectamos DATEV

Construimos interfaces directas desde su tienda online, su gestión de mercancías o su CRM hacia DATEV. Qué vía conviene lo aclaramos con usted y con su asesoría en la revisión de interfaces gratuita de 30 minutos. A menudo el archivo EXTF es el comienzo más rápido y robusto. Detalles en Interfaz con DATEV y, para sistemas concretos, en Shopware con DATEV, Shopify con DATEV y JTL-Wawi con DATEV.

Actualizado: 21/10/2026