DATEV-Buchungsstapel

Ein DATEV-Buchungsstapel ist ein Paket von Buchungssätzen eines Mandanten für einen bestimmten Zeitraum, das in DATEV Rechnungswesen importiert und dort weiterverarbeitet wird. Andere Programme übergeben ihn meist als Datei im DATEV-Format mit der Kennung EXTF.

Erklärung

In DATEV werden Buchungen in Stapeln organisiert. Ein Stapel gehört zu einem Mandanten, hat einen Zeitraum und eine Bezeichnung. Kommt ein Stapel aus einer anderen Software, wird er über die Stapelverarbeitung importiert. Ob die Buchungen beim Import festgeschrieben werden, steuert ein Kennzeichen im Kopfsatz. Standard ist laut DATEV die Festschreibung. Soll die Kanzlei den Stapel vorher prüfen und korrigieren können, muss die Schnittstelle das Kennzeichen bewusst auf „keine Festschreibung“ setzen. Festgeschriebene Buchungen lassen sich nur noch per Generalumkehr korrigieren.

Jede Zeile eines Buchungsstapels ist ein Buchungssatz. Typische Felder sind Umsatz, Soll-Haben-Kennzeichen, Konto, Gegenkonto, BU-Schlüssel (Steuerschlüssel), Belegdatum, Belegfeld 1 (zum Beispiel die Rechnungsnummer) und Buchungstext. Welche Spalten es gibt und wie sie zu füllen sind, legt das DATEV-Format fest.

Ein Stapel fasst höchstens 99.999 Buchungen, DATEV empfiehlt eine Datei je Buchungsperiode. Belegfeld 1 nimmt höchstens 36 Zeichen auf. Erlaubt sind Ziffern, Buchstaben und die Zeichen $ & % * + - /, also keine Leerzeichen, Umlaute oder Punkte. Die aktuelle Formatversion des Buchungsstapels ist 13. Für den Buchungsdatenservice ist mindestens Version 12 nötig.

Beispiel aus dem Schnittstellen-Alltag

Ein Onlinehändler übergibt jeden Monat die Erlöse aus dem Shop. Die Schnittstelle sammelt alle Rechnungen und Gutschriften des Monats und erzeugt daraus einen Buchungsstapel: eine Zeile je Rechnung mit Betrag, Erlöskonto passend zum Steuersatz, Gegenkonto der Zahlungsart und Rechnungsnummer im Belegfeld. Gutschriften erscheinen als Gegenbuchung. Die Kanzlei importiert den Stapel, gleicht ihn mit den Zahlungseingängen ab und bucht danach weiter wie gewohnt.

Häufige Fehler

• Falscher Beginn des Wirtschaftsjahres im Kopfsatz: Das Belegdatum enthält nur Tag und Monat, das Jahr leitet DATEV daraus ab
• Sachkontenlänge der Datei passt nicht zum Mandanten
• Punkt statt Komma als Dezimaltrenner
• Derselbe Stapel wird zweimal importiert
• Der Stapel wird beim Import festgeschrieben, obwohl die Kanzlei ihn noch prüfen will
• BU-Schlüssel, der nicht zu den Kontenfunktionen passt, etwa auf einem Automatikkonto. DATEV meldet dann einen Fehler

Abgrenzung zu verwandten Begriffen

• DATEV-Format (EXTF): das Dateiformat, in dem ein Buchungsstapel übergeben wird.
• Datenmapping: legt fest, wie Felder aus Shop oder Warenwirtschaft zu den Spalten des Stapels werden.
• Belege: Rechnungen als Dokument. Sie gehen meist getrennt an DATEV Unternehmen online und werden den Buchungen zugeordnet.

Bezug zu unseren Leistungen

Wir erzeugen Buchungsstapel automatisch aus Ihren Systemen und stimmen Konten und Steuerschlüssel vorher mit Ihrer Kanzlei ab: DATEV-Schnittstelle. Beispiele für einzelne Systeme: Shopify mit DATEV.

Stand: 21.10.2026